Varoituksen antaminen työntekijälle

Työntekijälle annettava varoitus on osoitus siitä, että työntekijä on laiminlyönyt työsuhteesta johtuvia velvoitteitaan. Varoitus on aina samalla työntekijälle mahdollisuus muuttaa menettelyään. Varoitus on useimmissa tilanteissa työnantajalle välttämätön vaihe ennen työsuhteen irtisanomista. Varoituksen antaminen voi vaikuttaa tunnelmaan työssä, joten työntekijän kanssa käytävälle keskustelulle kannattaa varata aikaa.

Miksi varoitus annetaan?

Varoitus on työnantajan työntekijälle antama osoitus siitä, että työntekijä on laiminlyönyt työsuhteesta johtuvia velvoitteita. Se on osoitus siitä, että työnantaja on tyytymätön johonkin tiettyyn työntekijän toimintaan. Varoitus ei siis kohdistu työntekijään yleisesti, vaan johonkin yksilöityyn toimintaan tai käyttäytymiseen.

Varoitus on työntekijälle kehotus korjata tilanne jatkossaSe on ikään kuin muistutus työntekijälle siitä, että tämän on muutettava toimintaansa, jotta työsuhde voi jatkua. Varoituksesta tulee tämän vuoksi käydä ilmi, että tilanteen jatkuminen voi johtaa työsuhteen päättämiseen.  

Irtisanomisperusteen täyttyminen edellyttää pääsääntöisesti sitä, että työntekijää on aiemmin varoitettu samankaltaisesta asiasta. Työntekijää, joka on laiminlyönyt työsuhteesta johtuvien velvollisuuksiensa täyttämisen tai rikkonut niitä, ei saa irtisanoa ennen kuin hänelle on varoituksella annettu mahdollisuus korjata menettelynsä. 

 Näissä tilanteissa varoitus ei ole työsuhteen päättämisen edellytyksenä: 

  • Tntekijä on vielä koeajalla. 
  • Työntekijä rikkoo vakavalla tavalla olennaisa työsuhteesta johtuvia velvoitteitaan.
  • Irtisanominen perustuu esimerkiksi siihen, että henkilökohtaista apua ei enää järjestetä työnantajamallilla. 
  • Vakavimmissa tilanteissa työsuhde voidaan purkaa, mikä tarkoittaa, että työsuhde päättyy heti. Esimerkiksi voimakkaaseen väkivaltaan työpaikalla syyllistyneelle henkilölle ei tarvitse antaa ensin varoitusta. 

Jos työnantaja antaa varoituksen, ei hän voi saman tilanteen perusteella irtisanoa. Jos työntekijä on esimerkiksi luvatta pois töistä, ei työnantaja voi saman poissaolon vuoksi sekä antaa varoitusta että irtisanoa. Irtisanomista voi harkita vasta mahdollisten uusien epäkohtien perusteella. Työnantajan tulee siis päättää, antaako hän varoituksen vai ryhtyykö jo vakavampiin toimiin. Jos kyse on vakavasta tilanteesta, kannattaa hankkia neuvontaa ja punnita eri vaihtoehtoja. 

Mistä varoituksen voi antaa? 

Varoituksen voi antaa, jos työntekijä rikkoo tai laiminlyö työsuhteeseen liittyviä velvoitteitaan. Aiheettomasta tai vähäisestä syystä annettu varoitus ei kuitenkaan vaikuta työsuhteen päättämiskynnyksen ylittymiseen. Työpaikan varoituskäytännön tulee olla tasapuolinen työntekijöitä kohtaan.  

Tyypillisiä varoituksen antamisen syitä ovat esimerkiksi työtehtävien tekemättä jättäminen (eli työvelvoitteen laiminlyönti), luvattomat poissaolot, myöhästely tai epäasiallinen käytös työpaikalla. Varoituksen aiheena voi olla myös esimerkiksi työnantajan ohjeiden vastainen menettely tai salassapidon rikkominen. 

Työntekijän kanssa voi ja kannattaakin usein keskustella tapahtuneesta ensin. Joskus keskustelemalla saa lisätietoja siitä, onko varoitukselle perusteita, vai onko tilanne mennyt huonosti muista syistä kuin työntekijästä johtuen. 

Milloin varoitus annetaan? 

Varoitus on annettava kohtuullisen ajan kuluessa siitä, kun sopimusrikkomus on tullut työnantajan tietoon. Kohtuullisena aikana on lähtökohtaisesti pidetty noin 23 viikon ajanjaksoa. Varoituksen antamista ei siis kannata turhaan pitkittää, sillä se voi antaa työntekijälle käsityksen, että työnantaja hyväksyy hänen toimintansa.

Kuka varoituksen voi antaa? 

Varoituksen antaminen kuuluu työnantajan työnjohtovaltaan. Tärkeää on, että varoituksen antaa nimenomaan työnantaja eikä esim. työnantajan sukulainen, toinen työntekijä tai kunnan vammaispalvelu. Apua ja neuvontaa varoituksen laatimisessa voi kuitenkin käyttää. 

Varoituksen antamiseen ei ole yhtä oikeaa tapaa. On kuitenkin tärkeää, että työntekijä saa varoituksen tietoonsa ja että varoituksen antamisen voi todentaa. Jos työsuhde lopulta päätetään toistuvien laiminlyöntien vuoksi, täytyy työnantajan tarvittaessa pystyä osoittamaan, että varoitus on annettu. Paras tapa onkin antaa varoitus kirjallisesti.

 Varoitukseen kirjataan:

  • työntekijän moitittava toiminta (esim. epäasiallinen käyttäytyminen, myöhästyminen, luvaton poissaolo, sairauspoissaolotodistuksen toimittamatta jättäminen) mahdollisimman konkreettisesti ja selvästi
  • työsuhteen päättämisuhka, mikäli varoituksessa kuvattu moitittava toiminta jatkuu

Varoitukseen kannattaa pyytää työntekijän allekirjoitus todisteeksi siitä, että hän on saanut varoituksen. Muutoin varoituksen antamiselle on hyvä olla ainakin kaksi todistajaa. Allekirjoitus ei tarkoita, että työntekijä on työantajansa kanssa samaa mieltä varoitukseen kirjatuista asioista. Se tarkoittaa vain, että hän on saanut varoituksen tietoonsa.

Joskus työntekijän tapaaminen ei ole mahdollista, ja varoitus joudutaan lähettämään postilla. Yksi mahdollisuus antaa varoitus työntekijälle todisteellisesti on lähettää se työntekijälle esimerkiksi kirjattuna kirjeenä ja kertoa viestillä, että työnantaja on lähettänyt varoituksen.

Varoituksen voi antaa esimerkiksi Heta-liiton lomakkeella: 

varoituslomake.pdf

varoituslomake.rtf

Varoitusten lukumäärästä ei ole säädetty, vaan yksikin varoitus ennen irtisanomista saattaa riittää. Joskus voi olla kuitenkin työnantajalle varmempaa antaa työntekijälle useampi varoitus, varsinkin jos työntekijän menettelyvirheet eivät ole suuria.  

Varoituksen ”voimassaolosta” ei ole säädetty laissa. Voimassaoloaikaan vaikuttavat muun muassa laiminlyönnin tai rikkomuksen laatu. Oikeuskäytännön perusteella noin vuoden vanhoihin varoituksiin voi yleensä vedota. Jos varoituksen antamisesta on kulunut pitkähkö aika, on varoituksen merkitys vähäisempi. 

Mikäli työnantaja harkitsee työntekijän irtisanomista, kannattaa hänen hankkia oikeudellista neuvontaa ennen kuin ryhtyy toimiin. Jos työnantaja irtisanoo työntekijän ilman lainmukaista irtisanomisperustetta, voidaan hänet tuomita korvaamaan työntekijälle työsuhteen perusteettomasta päättämisestä 3—24 kuukauden palkka. Kunta ei ainakaan lähtökohtaisesti korvaa tällaisia kuluja. Heta-liiton neuvontaan kannattaa ottaa yhteyttä matalla kynnyksellä, jos kyse on varoituksen antamisesta tai työsuhteen päättämisestä. 

Pelkkä varoituksen antaminen ei ole paras johtamisen keino. Varoituksen antamisen yhteyteen kannattaakin varata aikaa rauhalliselle keskustelulle työntekijän kanssa. Miksi työntekijä on toiminut niin kuin on toiminut? Voisiko työntekijää auttaa ymmärtämään, miksi varoituksen aiheena ollut toiminta ei saa jatkua? Voiko työnantaja tehdä jotain sen eteen, että vastaavaa toimintaa ei enää tapahdu?

Joskus varoituksen antaminen tai vastaanottaminen herättää voimakkaita, kielteisiä tunteita. Jos tuntuu, että tunteet estävät rakentavan keskustelun varoituksen antamisen yhteydessä, voi työntekijän kanssa sopia, milloin asiasta keskustellaan. Tällöin myös työntekijällä on mahdollisuus valmistautua keskusteluun eli pohtia ensin itsekseen, mitä on tapahtunut.

Tällainen edellä kuvattu keskustelu varoituksen sisällöstä ja syistä ei ole lakisääteinen vaatimus varoituksen antamiselle. Se voi kuitenkin edesauttaa työsuhteen jatkumista toimivana sekä parantaa työnantajan ja työntekijän hyvinvointia työsuhteessa. Kannattaa pyrkiä siihen, että työntekijä saa käsityksen, miksi varoitus on annettu.