Johtamisen mestariksi

Piirretty leiman jälki, jossa lukee Johtamisen mestariksi.Me kaikki voimme ryhtyä johtamisen mestareiksi!

Johtaminen on tärkeä osa työnantajan arkea. Se on nippu taitoja, joissa kuka tahansa voi halutessaan tulla mestariksi. Toisaalta johtaminen on laji, jossa jokaisella on aina kehittymisen varaa. Erilaiset johdettavat ja päivittäin vaihtuvat tilanteet tuovat jatkuvasti uusia opettelemisen mahdollisuuksia. Se tekee johtamisesta joskus haastavaa ja ennen kaikkea kiinnostavaa. Tärkeintä on halu oppia ja kyky iloita omasta ja myös työntekijän onnistumisesta ja kehittymisestä.

Mitä väliä sillä on miten johdamme? Eikö riitä, että kerromme mitä pitää tehdä ja miten? Periaatteessa se voi hyvin riittää siihen, että avustaja tekee juuri sen mitä pyydettiin. Kuitenkin hyvällä johtamisella saamme paljon enemmän: Sujuvaa yhteispeliä, stressittömän ilmapiirin, parhaansa tekevän avustajan ja arvostuksen työnantajana. Tästä seuraa parhaimmillaan ihan uudenlaista innostusta ja sitoutumista. Ja ehkäpä maineesi hyvänä johtajana tuo sinulle jatkossa parhaat avustajat.

Kehity kysymysten avulla

Johtamisen mestariksi -opas sisältää useita työnantajalle itselleen tarkoitettuja kysymyksiä. Vastaamalla kysymyksiin joko kirjallisesti tai mielessäsi, jäsennät samalla jo olemasaolevia taitojasi sekä saat selvyyttää siihen, mitä pitäisi kehittää ja miten. Tyyli on tietysti vapaa, ja voit halutessasi vaikka piirtää kysymysten avulla itsellesi ajatuskarttaa. Jos olet enemmän perinteisen kirjoittamisen ystävä, niin klikkaa tästä auki lomake, jonka avulla voit kirjoittaa vastaukset muistiin ja lähettää omaan sähköpostiisi.

Johtamisen mestariksi -oppaan on kirjoittanut ratkaisukeskeinen johtamisvalmentaja Pia Aalto. Hänet tunnetaan käytännönläheisenä johtajien ja esimiesten coachina ja kouluttajana. Pia toimii kokoonpanossa Pomon Enkelit.

Johtajan tehtävät ja taidot

Onnistuminen työnantajana alkaa rekrytoinnista. Osaatko valita omaan arvomaailmaasi sopeutuvat avustajat, joilla on halu luoda hyvä arki kanssasi?

Työntekijän on voitava työssä ollessaan hyväksyä työnantajan arvot, jotta yhteistyö sujuu. On hyvä selvittää itselleen ennen rekrytointia esimerkiksi kolme sinulle itsellesi tärkeintä arvoa. Arvoja ovat esimerkiksi rehellisyys ja erilaisuuden arvostus.

Mitkä ovat minulle tärkeimmät arvot?
Miten toivon arvojeni näkyvän arjessani?
Mitä arvot tarkoittavat avustajani työn tekemisessä?

Kun työsuhteesta on sovittu, on johtajan tehtävänä

  • selkiyttää työn tavoitteet,
  • ohjata arjen tilanteissa kohti haluttuja tuloksia
  • ja ehkäpä myös uudistaa yhteistyötä yhdessä johdettavien kanssa.

Näissä tehtävissä on hyötyä monenlaisista taidoista kuten esimerkiksi valmentavan vuorovaikutuksen tekniikoiden hallitsemisesta, sujuvasta tehtävien antamisen osaamisesta ja kannustavan, eteenpäin vievän palautteen antamisen taidosta. Myös kyky johtaa omaa ajattelua on erittäin tärkeää. Oma ajattelu on oikeastaan kaiken lähtökohta.

Johtamisen taitoja opetellessa edetään aivan kuten minkä tahansa muidenkin taitojen opettelun suhteen. Asetetaan tavoite ja otetaan askeleita kohti sitä, huomioiden pienetkin onnistumiset. Voit aloittaa vaikkapa vastaamalla alla oleviin kysymyksiin.

  1. Mitä hyötyjä haluan saavuttaa hyvällä johtamisella?
  2. Mitkä ovat konkreettiset tavoitteeni johtamisen suhteen?
  3. Mitä johtamistaitoja minulla jo on tavoitteitani ajatellen?
  4. Mitä taitoja minun kannattaa kehittää tavoitteitteni saavuttamiseksi?
  5. Mitä erilaisia keinoja minulla on taitojeni kehittämiseen?
  6. Mistä aloitan?
  7. Millaisia välietappeja asetan?
  8. Ketkä voivat tukea minua?
  9. Miten juhlistan pieniä onnistumisia?
  10. Miten käännän epäonnistuneet kokeilut kehittymistäni tukeviksi kokemuksiksi?

Palautteen pyytäminen on tärkeä osa kehittymistä. Helpointa on pyytä palautetta unohtamalla risut ja ruusut ja kysymällä, miltä osin johtamisesi on työntekijän mielestä toimivaa ja mikä tekisi siitä hänen mielestään vielä parempaa.

Miten usein pyydän palautetta johtamisestani?
Miten usein minun kannattaisi pyytää palautetta johtamisestani?

Kaikki alkaa ajattelusta

Tunnetilamme vaikuttavat johtamiseemme. Kun olemme hyvällä tai edes toiveikkaalla mielellä, on helppoa olla ystävällinen tehtävien jakaja ja positiivinen palautteen antaja. Myönteinen mieli tarttuu ja asiat tuntuvat onnistuvan kuin itsestään. Jos taas on huono päivä niin johtajan roolissa silläkin on kenties isompi merkitys kuin jossain muussa roolissa. Johtajahan on kuitenkin viime kädessä vastuussa päivän kulusta.

Mitä omalle tunnetilalle on tehtävissä? Tunteilla on tärkeä merkitys eikä niitä pidä eikä voi torjua. Kuitenkin on tärkeää osata käsitellä omia tunteitaan. Käytännössä tunnetilaan voi vaikuttaa kahta reittiä:

  1. Tekemällä jotain, mikä kohottaa mieltä
  2. Ajattelemalla jotain, mikä kohottaa mieltä.

Tekemisen tasolla monia auttaa musiikin kuuntelu, kauniin maiseman katselu tai vaikkapa lemmikin silittely.

Millainen käytännön toiminta saa minut paremmalle mielelle?

Ajattelun suhteen meillä on monia vaihtoehtoja. Meillä jokaisella on kymmeniä tuhansia ajatuksia joka päivä. Niin kummalliselta kuin se joskus tuntuukin, niin me valitsemme ihan itse, millaisia ajatuksia päässämme vatvomme. Joskus on hyvä ottaa aikaa märehtimiseen ja murheissa vellomiseen, mutta on myös hyvä opetella huomaamaan, että kun on riittävästi pyöritellyt jotain ikävää ajatusta, niin siitä pystyy päästämään irti. Tässä taidossa voi harjoittelulla tulla paremmaksi, kuten muissakin taidoissa.

Millaiset ajatukset saavat minut hyvälle tuulelle?

Hyvä työkalu myönteisen ajattelun vahvistamiseksi on ratkaisukeskeisyys. Kun tulee mieleen ongelma niin sen sijaan, että alkaisi pohtia, miten ihmeessä taas tällainen hankala tilanne on päässyt syntymään, voi edetä ratkaisukeskeisesti kysymällä itseltään ratkaisukysymyksiä.

Miten haluaisin asian olevan?
Mitä voin tehdä?

Muita hyviä kysymyksiä positiivisten tunteiden herättelyyn alla:

Mitkä ovat vahvuuteni tällaisiin tilanteisiin liittyen?
Missä asioissa olen jo onnistunut?
Mitä vahvuuteni ja onnistumiseni kertovat minusta?
Mikä ajatus auttaa minua nyt?
Mitä hyvää tästä kaikesta voi parhaimmillaan seurata?
Mitä mahdollisuuksia tämä tilanne tuo?
Mikä on aiemmin auttanut minua eteenpäin vastaavassa tilanteessa?
Mistä voin kaikesta huolimatta olla kiitollinen?

Valmentavan vuorovaikutuksen tekniikat

Perinteisessä, ns. suorassa johtamistavassa johtaja tekee yksin suunnitelmat, antaa ohjeet ja vastaukset, kontrolloi työn tekemistä sekä arvioi tuloksia yksipuolisesti. Tällä johtamistavalla on toki saatu työntekijät tekemään töitä vuosisatojen ajan. Jos kuitenkin haluamme saada työntekijän toimimaan innostuneesti, tekemään parhaansa ja kehittymään sekä viihtymään työssään, niin kannattaa siirtyä valmentavaan johtamistapaan. Samalla vältymme itse ohje- ja vastausautomaattina toimimiselta.

Valmentava vuorovaikutus on nykyaikaisen johtajan työkalu. Sen olennaisimmat osat ovat

a) Kysyminen
b) Kuuntelu
c) Kannustus

Kun sopivissa tilanteissa kysyt ja aidosti kuuntelet työntekijän näkemyksiä, saat osoitettua arvostusta häntä ja hänen ammattitaitoaan kohtaan ja oivallutettua hänet itse huomaamaan ratkaisuja työhönsä tai voit jopa saada häneltä ideoita, joita et ole tullut ajatelleeksi. Kysyminen edellyttää, että uskot, että muillakin kuin sinulla voi olla varteenotettavia ajatuksia avustamiseen eli hänen työhönsä liittyen.

Kysyminen ei tarkoita sitä, että antaisit päätösvallan työntekijälle. Kysymykset voivat liittyä esimerkiksi siihen missä järjestyksessä annetut tehtävät on järkevää tehdä silloin, kun järjestyksellä ei ole sinulle väliä. Antamalla avustajan ideoida, ehdottaa tai valita jotain työhönsä liittyvää sekä kannustamalla aina sopivan tilaisuuden tullen tuet hänen motivaatiotaan, innostustaan ja sitoutumistaan ja todennäköisemmin saat jatkossa häneltä juuri sellaista apua kuin tarvitsit.

Millaisia hyötyjä minä voisin saavuttaa valmentavalla vuorovaikutuksella?

Millaisia ovat hyvät kysymykset? Hyvä muistisääntö on, että niiden alussa on usein M-kirjaimella alkava kysymyssana. Esimerkkejä niistä alla.

mikä, mitä, miten, millainen, milloin

M-kirjaimella alkavat kysymykset oivalluttavat, toisin kuin vain ”kyllä” tai ”ei” -vastauksia odottavat kysymykset.

On olemassa yksi M-kirjaimella alkava kysymyssana, joka jostain syystä pistää toisen puolustuskannalle. Sitä kannatta välttää, jos ei halua tieten tahtoen aiheuttaa väittelyä. Arvaatko mikä sana se on?

Alla esimerkkejä oivalluttavista kysymyksistä, joita voit esittää työntekijälle.

  • Mikä yhteistyössämme sujuu hyvin?
  • Millainen on sinun mielestäsi hyvä työjärjestys tämän päivän tehtäville?
  • Mitä kaikkea sinun on tässä uudessa tilanteessa hyvä ottaa huomioon?
  • Miten selviämme tästä tilanteesta?
  • Mikä saa sinut epäröimään?
  • Milloin haluat pitää taukosi?

Työsuhteen sujuvuuden varmistamiseksi on hyvä kysyä silloin tällöin myös isoja kysymyksiä

  • Mikä tekisi arjestamme sujuvampaa?
  • Miten huolehdimme siitä, että hyvä energia säilyy hankalissakin tilanteissa?
  • Millainen työtapojen uudistaminen voisi olla meille hyödyksi?
  • Mikä olisi sinulle merkki siitä, että arvostan työtäsi?

Kysymällä ” Miksi teet noin?” tai ”Miksi haluat tätä?” aiheutamme turhaa kyseenalaistamisen tunnetta. Se ei vie eteenpäin vaan jumittaa ajattelun ja joskus koko tilanteen. Mieluummin kannattaa vaikkapa yksinkertaisesti pyytää ”Kerro lisää”.

Arjen tehtävien antaminen

Työnantajana ja johtajana jaat päivittäin isoja ja pieniä tehtäviä. Miten varmistat, että tehtävä on ymmärretty oikein? Mistä tiedät riittävätkö avustajan osaaminen ja kokemus tehtävän tekemiseen? Jos et itse seuraa vieressä, mistä tiedät miten hän tehtävästä suoriutuu? Miten saat hänet tarttumaan tehtävään ripeästi ja tekemään parhaansa?

Tehtävän antaminen on hyvä aloittaa selkiyttämällä tavoite. Kerro siis mikä on toivomasi lopputulos sekä ohjeet, joita toivot työntekijän noudattavan. Jos tekemisen tavalla ei ole sinulle merkitystä, niin voisi olla innostavaa ja arvostavaa kysyä työntekijältä miten tehtävä olisi hänen mielestään järkevää hoitaa. On hyvä myös kertoa aikataulu, mieluiten numeroiden avulla. Vältä epämääräisiä sanoja kuten ”hyvin” tai ”pian”. Esimerkiksi sana ”pian” voi tarkoittaa eri ihmisille kaikkea seuraavan silmänräpäyksen ja tulevien vuosien väliltä. Sanan ”hyvä” tulkitsemme myös lukuisin eri tavoin.

Millaiset ohjeet minun on hyvä antaa pikkutarkalla tasolla?
Millaisten tehtävien suhteen voin antaa työntekijän valita oman tapansa toimia?

Valmentavat kysymykset, kuuntelu ja kannustus toimivat apuna tehtävien antamisessa. Eli tavoitteen, tavoiteaikataulun ja sinun kannaltasi tärkeiden ohjeiden kertomisen jälkeen voisit kysyä esimerkiksi alle listattuja kysymyksiä.

  • Mikä on sinun mielestäsi paras tapa hoitaa tämä asia?
  • Miten olet aiemmin onnistunut vastaavissa tilanteissa?
  • Mitä vaihtoehtoja sinulla on tämän tekemiseen?
  • Millä keinoilla varmistat, että saat tämän tehtyä ajoissa?

Lopuksi kannattaa tehdä yhteenveto. Sillä on valtava merkitys sille miten luottavaisin mielin voi jättää työntekijän tekemään tehtävää. Voit tehdä yhteenvedon itse, mutta vielä paremman kuvan saat tehtävän ymmärtämisestä samalla tavalla, jos pyydät työntekijää kertomaan omin sanoin, miten hän aikoo toimia.

Mitä eroja minun kohdallani voisi olla näillä kolmella tavalla jakaa tehtäviä?

a) Annan pikkutarkat ohjeet
b) Annan tehdä itsenäisesti, miten työntekijä haluaa
c) Annan tavoitteen ja autan kysymyksillä suunnittelemaan työn tekemisen

Eteenpäin vievä palaute

Mitkä ovat hyviä syitä antaa palautetta? Palautteella voimme mm.

  • kannustaa ja rohkaista
  • edistää hyvää tekemistä
  • ohjata suoriutumista kohti sovittuja tavoitteita
  • muuttaa epätoivottua toimintaa.

Mitä hyvää minä voisin saavuttaa aktiivisemmalla palautteen antamisella?

Palaute on reilua, kun on ensin sovittu tavoitteista, pelisäännöistä ja tekemisen tavoista ja varmistettu, että molemmat ymmärtävät nämä odotukset samalla tavalla. Sen jälkeen suoriutumista voidaan peilata sovittuun.

Palautteen antamisesta tulee monelle mieleen negatiiviset tilanteet, joissa listataan huonosti menneitä asioita. Kuitenkin nopeimmin eteenpäin vie palaute, jossa nostetaan esiin hyvä toiminta ja pienetkin oikeansuuntaiset askeleet. Se on selkein mahdollinen viesti työntekijälle siitä, millaista toimintaa halutaan lisää. Positiivista palautetta ei voi koskaan antaa liikaa – kunhan se on aitoa.

Kun suoriutuminen ei ole sovitun mukaista, tarvitaan sekä jämäkkyyttä että joustavuutta. Jos halutaan edistää asioita, niin korjaava palautekeskustelu kannattaa hoitaa jämäkästi sovitusta kiinni pitäen, arvostavasti ja ystävällisesti hyvillä kysymyksillä oivalluttaen. Korjaavassa palautekeskustelussa on tärkeää muistaa aina puhua nimenomaan suoriutumisesta, ei koskaan siitä, millainen työntekijä on henkilönä. Moitteet ja käskeminen voisivat tuntua joskus täysin oikeutetulta, mutta kyselemällä ”miksi ihmeessä menit tekemään noin” tai inttämällä, miten työntekijän pitää ehdottomasti noudattaa ohjetta, ei saada aikaan sitoutumista tai eteenpäin menemistä.

Jämäkkä johtaja voi ystävällisellä äänensävyllä kerrata vielä, mistä tavoitteista tai pelisäännöistä ei jousteta. Sen jälkeen kannattaa olla joustava, kuunnella työntekijän puolta asiasta ja oivalluttaa kysymyksillä keksimään ratkaisu tai jatkoa ajatellen parempi toimintatapa. Jämäkkä valmentaja ei hyväksy epämääräisiä lupauksia, vaan kyselee, kunnes joku konkreettinen eteenpäin vievä ratkaisu on keksitty.

Miten minun kannattaa käytännössä yhdistää jämäkkyyttä ja joustavuutta palautteenantotilanteissa?

Valmentavat kysymykset pistävät työntekijän itse oivaltamaan ja keksimään eteenpäin vievän ratkaisun ja samalla ottamaan vastuun siitä, että toiminta todella muuttuu. Tällaiseen tilanteeseen sopivia kysymysesimerkkejä:

  • Miten itse arvioit suoriutumistasi?
  • Miltä osin meni hyvin?
  • Miten voit korjata tilanteen?
  • Mitä teet jatkossa toisin?
  • Miten varmistat, että vastaavaa tilannetta ei enää tule?

Mitä kaikkia keinoja on huomata onnistumiset? Kiitos toimii aina. Myös pienetkin kehut kuten ”Hyvin tehty!” ja ”Hienosti ajateltu!” ovat tutkimusten mukaan parantaneet työntekijöitten työn tuloksia kymmenillä prosenteilla. Kokeile millaisia tuloksia sinä saat yhdellä päivittäisellä lisäkehulla!

Millaiset kehut voisivat sopia minun suuhuni?

Kiitosten ja kehujen lisäksi voi hyvää palautetta antaa silloin tällöin myös kysellen onnistumisista:

  • Miten onnistuit?
  • Mitä se kertoo sinusta?
  • Mikä muu auttoi onnistumaan?
  • Mitä opit?
  • Miten voimme hyödyntää tätä oppia jatkossa?

Mitä eroja minun mielestäni on näillä kolmella positiivisella palautteella: kiitos, kehu, kysyminen?
Mitä uutta voisin kokeilla palautteen antamisen suhteen?

Johtajan työkirja

Matkalla johtamisen mestariksi tärkeintä on halu oppia ja kyky iloita omasta ja myös työntekijän onnistumisesta ja kehittymisestä. Omaa osaamista ja kehittymistä on näppärä tarkastella kysymysten avulla.

Tämän sivun Johtamisen mestariksi -oppaassa on useita kysymyksiä työnantajalle itselleen pohdittavaksi. Voit vastata niihin mielessäsi, piirtää ajatuskarttaa tai hyödyntää näitä valmiita vaihtoehtoja:

Kuvituskuva, jossa on ruskealla pöydällä avonainen muistivihko, johon on kirjoitettu koristeellisia muistiinpanoja keltaisella kynällä.
Kuva: Estée Janssens, Unsplash